Un bureau se doit rangé pour un travail agréable. Il en va de même pour ses dossiers. Avec un classement consciencieux, vous ne perdrez plus le moindre fichier et deviendrez bien plus efficace lors d’une recherche dans vos archives. En appliquant ces quelques conseils, vous parviendrez à voir plus clair.
1. Un client = un dossier
Et je dirai même, un sous-dossier pour chaque projet ! Vos dossiers clients doivent se retrouver tous au même endroit et porter un nom simple. Peut-être aurez-vous besoin de les numéroter ou l’ordre alphabétique vous conviendra parfaitement.
2. Séparer ses maquettes de ses sources
Maintenant que chaque projet a son dossier attribué, il est nécessaire de le diviser en deux nouvelles parties. Vos maquettes InDesign ne peuvent pas côtoyer toutes photos, typographies, pictogrammes ou textes. Plus vous séparerez les éléments, plus vous aurez de facilités à vous repérer. Le système des poupées russes, bien déployé, peut vous faire gagner énormément de temps.
3. Nommer correctement vos fichiers
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Ça ne vous rappel rien ? Nous avons déjà tous créé ce type de fichier quand nous étions étudiants, quand nous faisions des bidouillages sur photoshop ou même à nos débuts.
Mais en tant que professionnels, ce type de classement doit purement et simplement disparaître de nos dossiers. Je vous laisse quelques secondes pour faire votre deuil et verser votre petite larme.
Tout d’abord, votre projet est à sa version finale une fois votre B.A.T signé et encadré. Avant cela, inutile d’utiliser le mot “final”. Je vous conseille plutôt de nommer vos fichiers avec le numéro de sa version. Et surtout, gardez vos versions précédentes ! Cela vous fera gagner du temps à plus d’une reprise.
Donc, écartez le mot “final” de votre vocabulaire et adoptez ce type de classement :
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(même s’ils n’en ont honnêtement pas besoin).
Un nom cohérent s’applique également à vos sources. Qui n’a jamais eu la flemme de renommer ses ressources collectées sur internet alors qu’elles portent un nom imbuvable ? Décrivez-les avec plus d’une lettre ou d’une suite de caractères incohérents.
Déployez votre vocabulaire et faites le ménage. Votre prochaine recherche par mots-clés servira enfin à quelque chose.
4. Créer un assemblage à la fin d’un projet
C’est le genre d’étape qui passe très souvent à la trappe. Vous êtes fiers, votre projet a abouti, votre client est ravi, votre compte en banque rayonne. Mais avant d’aller courir dans les champs et ouvrir une bouteille de champagne, n’oubliez pas de faire le ménage.
Et pour cela, il n’y a rien de plus simple qu’un assemblage. Votre logiciel (InDesign est en exemple ici mais Illustrator le fait également) s’occupe pour vous de collecter toutes vos sources et vos typographies. Il crée un fichier HD, un .indd et un .idml. De quoi partager votre projet sans difficultés et le réouvrir les yeux fermés dans plusieurs années sans avoir à rechercher la photo disparue.
5. Archiver ses anciens dossiers
Vous êtes les seuls juges pour définir le moment idéal pour archiver ses dossiers. Mais n’attendez pas que votre ordinateur soit plein à craquer pour le délester de tous ces poids morts.
Encore une fois, si vous avez fait vos assemblages dans les règles de l’art, vos archives se feront en deux temps, trois mouvements. Et les versions préliminaires inachevées ou les sources inutilisées pourront passer à la trappe (enfin, tout dépend du dossier).
Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas vous perdre ?